IP telefonie neemt in populariteit toe en een belangrijk onderdeel daarvan zijn virtuele nummers. Natuurlijk bestaan virtuele nummers al heel lang, maar ze zijn nu nuttiger dan ooit door IP telefonie.

Sommige van deze voordelen spreken voor zich, maar ik zal ze allemaal in meer detail uitleggen. Eerst leg ik snel uit wat virtuele nummers zijn en hoe ze werken.

Wat zijn virtuele nummers en hoe werken ze?

Een virtueel nummer, dat ook bekend staat als direct inward dialing nummer, is een telefoonnummer zonder een bijbehorende telefoonlijn. Het is echt zo eenvoudig als dat. Het is een telefoonnummer dat je kunt richten op elk nummer dat aan een vaste lijn verbonden is, of dat nu een mobiel nummer is of je hoofdkantoornummer.

In lang vervlogen tijden was een telefoonnummer verbonden met een enkele fysieke lijn. Die ging naar een kantoor en daar gingen alle gesprekken naartoe. Er was niet eens de mogelijkheid om gesprekken naar elders door te schakelen! Nu gebruiken de meeste bedrijven virtuele nummers, omdat ze veel flexibeler en vaak veel goedkoper zijn.

De beperkingen van vaste telefoonnummers zijn weg met virtuele nummers. Je kunt ze richten waar en wanneer je maar wilt, waar je ook bent. Je kunt het nummer waarnaar je oproepen doorschakelt gemakkelijk via een portal wijzigen, binnen enkele minuten. Met een beetje training heb je niet eens de hulp van je telecommunicatiebedrijf nodig om te wijzigen waar al je oproepen naar doorschakelen.

Hoe werken virtuele nummers?

Virtuele nummers zijn net als elk ander telefoonnummer; het enige verschil is dat een virtueel nummer niet verbonden is aan een vaste telefoonlijn. Dus wat de ervaring van de beller betreft, werken ze precies hetzelfde. Iemand belt het nummer en iemand van je team neemt op; dat is niet anders. Maar virtuele nummers zijn anders dan vaste en mobiele nummers omdat je al je oproepen naar een nummer van je keuze kunt richten.

Je kunt je virtueel nummer op één of meerdere nummers richten, afhankelijk van de eisen van je bedrijf. Je kunt het bijvoorbeeld op meerdere kantoren richten of op meerdere mobiele telefoons als je team buiten het kantoor werkt. Het is echt aan jou en wat het beste bij je bedrijf past, wat aansluit bij het flexibiliteitsvoordeel van het gebruik van virtuele nummers.

Er zijn ook extra functies, zoals de hierboven getoonde beschikbaarheidsfunctie. Met beschikbaarheid kun je een schema maken voor wanneer gesprekken door zullen gaan naar de nummers die je gekozen hebt. Buiten dat schema kun je beslissen of gesprekken meteen naar de voicemail gaan. Als alternatief kun je bellers een bericht laten toekomen met informatie over de beste manieren om buiten kantooruren contact op te nemen.

Wat zijn de voordelen van virtuele nummers?

Nu we de basis hebben behandeld van wat virtuele nummers zijn en hoe ze werken, ga ik de voordelen van virtuele nummers uitleggen.

Oproepen beantwoorden waar je ook bent

Virtuele nummers zijn heel flexibel, zodat je oproepen kunt beantwoorden waar je ook bent. Ideaal voor de ZZP’er en startende ondernemers. Omdat je alle oproepen naar elk nummer kunt doorschakelen, kun je alle oproepen naar je mobiele telefoon doorschakelen en oproepen beantwoorden waar je ook bent.

Een virtueel nummer zorgt ervoor dat je niet aan je bureau gebonden bent. Als je de leiding hebt over een klein bedrijf en je wilt onderweg zijn om te verkopen of te werken, dan is een virtueel nummer erg handig. Het laatste wat een kleine ondernemer wil is potentiële klanten mislopen.

Een zorg voor sommigen is of je klanten al dan niet kunnen merken dat je niet op kantoor zit. Om die bezorgdheid te sussen, moet je weten dat er geen merkbaar teken is dat een virtueel nummer naar een mobiele telefoon wijst. Je klant zal er geen idee van hebben dat je niet op kantoor bent, dus dat is zeker niet iets waar je je zorgen over hoeft te maken.

Verbeter je bedrijfsimago

Dit is een bijzonder opmerkelijk punt voor kleine bedrijven. Als je een mobiel nummer als je hoofdnummer gebruikt, komt dat niet erg professioneel over op potentiële klanten die op zoek zijn naar de dienst die je aanbiedt. In feite wekt het de indruk dat je bedrijf klein is, wat leads met veeleisende eisen kan afschrikken.

Als je een vast nummer op mobiel gebruikt, kunnen potentiële klanten de grootte van je bedrijf niet aannemen op basis van het nummer dat je gebruikt. In feite gebruiken sommige bedrijven meerdere geografische nummers om de indruk te wekken dat ze talrijke kantoren over het hele land/continent/de wereld hebben. Virtuele nummers zijn een heel doeltreffende manier om je bedrijf groter te laten lijken dan het in werkelijkheid is.

Je kunt zo veel virtuele nummers hebben als je wilt die naar hetzelfde nummer wijzen. Je zou dus, in theorie, 5 geografische nummers kunnen hebben die allemaal naar je hoofdkantoornummer wijzen. Zo zou het lijken alsof je bedrijf 5 kantoren heeft terwijl je er maar één hebt. Het is gemakkelijk te zien hoe je je bedrijfsimago kunt verbeteren met effectief gebruik van virtuele nummers.

Veel meetgegevens om je promotiecampagnes te verbeteren

Veel bedrijven gebruiken virtuele nummers voor marketing campagnes, omdat het zo veel gemakkelijker wordt de doeltreffendheid van je campagnes na te gaan. Je kunt zien hoeveel oproepen een nummer krijgt, zodat je gemakkelijk in de gaten kunt houden welke campagnes en kanalen oproepen voor je bedrijf opleveren.

Om er zeker van te zijn dat je marketing werkt, is het van essentieel belang belangrijke meetgegevens bij te houden, zoals het aantal telefoontjes dat je krijgt. Als je je hoofdkantoornummer op al je promotiecampagnes vermeldt, hoe kun je dan nauwkeurig de doeltreffendheid meten van de inhoud die je uitdraagt?

Sommigen beweren dat je een volgsysteem kunt opzetten om nauwkeurig vast te stellen hoeveel telefoontjes je krijgt als resultaat van je campagne. Dit kan tot op zekere hoogte goed werken, maar menselijke fouten leiden er onvermijdelijk toe dat gesprekken niet goed worden bijgehouden, enzovoort. Door een virtueel nummer te gebruiken voor elk van je marketing campagnes, kun je gemakkelijk bijhouden waar leads vandaan komen zonder je zorgen te maken over het menselijke foutenelement.

Gemakkelijk te beheren in een webportaal

Maak je je zorgen over de rompslomp van het omleiden van je nummers? Iedereen vindt het vreselijk om zijn telecommunicatiebedrijf te moeten opbellen over dingen, want het is vaak een gedoe. Gelukkig kun je je virtuele nummers gemakkelijk zelf beheren in een webportaal.

Als je nummer eenmaal geconfigureerd is, heb je zelden nog de hulp nodig van het bedrijf dat het voor je opzette. Virtuele nummers worden beheerd in een gemakkelijk te gebruiken web portal, dus je oproepen doorschakelen naar een ander nummer is een kwestie van seconden.

Snel aan de slag als je snel een nummer nodig hebt

Het instellen van virtuele nummers kan heel snel gebeuren. Je kunt met een virtueel nummer binnen een paar uur aan de slag zijn, zodat je nog dezelfde dag een oplossing in huis hebt.

Providers hebben meestal nummers opgeslagen die binnen enkele minuten geactiveerd kunnen worden. Dus als je op het laatste moment een marketing campagne lanceert en snel een nummer moet opzetten, moet dat mogelijk zijn.