In de afgelopen jaren zijn er grote ontwikkelingen geweest op het gebied van communicatie, waardoor de wereld opnieuw een stuk kleiner geworden is. Deze technologische mogelijkheden hebben vele voordelen, maar om daar optimaal van te kunnen profiteren is het zaak om te weten welke opties er allemaal zijn en wat je precies met al die hulpmiddelen kunt doen. We zetten er een aantal voor je op een rij.
Chatten
Vroeger liep men naar een collega toe, pakte de telefoon of stuurde een e-mail. Tegenwoordig is er in Microsoft Teams een mogelijkheid die je in staat stelt om met collega’s te chatten. Dit versnelt het communicatieproces en zorgt ervoor dat de inboxen niet overstroomd raken door eindeloze mailtjes met korte vragen.
Het is zowel mogelijk om met een collega te chatten als met een groep, afhankelijk van wat je wilt bespreken of vragen. Daarnaast is het mogelijk om chats naar jezelf te sturen. Dat is heel handig als geheugensteuntje, maar ook als opzet voor berichten die je later naar anderen wilt doorsturen.
Deze tool biedt daarnaast meerdere manieren om bepaalde informatie terug te vinden. Zo kun je zoeken op contactpersoon of trefwoord, maar ook de chats filteren op ongelezen berichten, antwoorden en reacties.
Videovergaderingen
Soms is het lastig om iedereen bij elkaar in de vergaderruimte te krijgen. Mensen zijn op een andere locatie of werken thuis. Met behulp van Videovergaderingen is het mogelijk om toch met elkaar te overleggen waarbij men zowel geluid als beeld heeft. Belvergaderingen hebben vele nadelen die de efficiëntie bepaald niet ten goede komen. Videovergaderingen hebben deze nadelen niet, omdat je de gesprekspartners kunt zien. Dit verhoogt zowel de betrokkenheid als de productiviteit van alle gesprekspartners.
Dit biedt voordelen voor de communicatie op zich, maar ook voor de samenwerking. Daarnaast kun je met behulp van videovergaderingen betere werkrelaties opbouwen, ook met externe partijen.
Een bijkomend voordeel is dat kan iedereen de documenten en presentaties kan zien die gedeeld worden. En de meeste hulpmiddelen voor videovergaderingen bieden de mogelijkheid om de bijeenkomst op te nemen. Deze opname kan vervolgens gebruikt worden om informatie terug te vinden, maar ook om mensen die niet aanwezig waren op de hoogte te brengen van wat er besproken is. Mocht je hier hulp bij nodig hebben, dan zijn er bedrijven die uitstekende ondersteuning bieden, zoals bijvoorbeeld Gamma Communications.
Cloudopslag
Tot voor kort sloeg iedereen zijn of haar bestanden op, op de computer of laptop waarop gewerkt werd. Nadeel hiervan is dat ieder document apart gedeeld moest worden. Dit deed men door de bestanden te verzenden via e-mail of door deze op te slaan op een thumb drive.
Tegenwoordig wordt veel gebruik gemaakt van opslag in de cloud omdat dit vele voordelen biedt. Ten eerste zijn de bestanden altijd bereikbaar, ook als je niet achter je eigen computer zit. Daarnaast zijn ze nog steeds bereikbaar als je laptop de geest geeft of gestolen wordt. Een ander voordeel van opslag in de cloud is dat het document niet alleen voor de maker beschikbaar is, maar ook voor anderen die toegang hebben. Zo kun je met meerdere mensen aan hetzelfde document werken en beschikt iedereen altijd over de laatste versie.